1. Dedique tiempo a planificar y organizarse. El tiempo que dedique a pensar y planificar es tiempo bien empleado. De hecho, si no se toma su tiempo para planificar su éxito, en realidad estará planificando su fracaso. Organícese de un modo que tenga sentido para usted. Si necesita colores y dibujos, utilícelos en su calendario o libro de planificación. Algunas personas necesitan tener los papeles archivados, mientras que otras obtienen la energía creativa de sus montones de papeles. Así que olvídese del “yo debería” y organícese como mejor le parezca.
  2. Márquese objetivos. Los objetivos le dan sentido a su vida –y al modo en el que distribuye su tiempo. Cuando le preguntaron a uno de los hermanos Hunt cuál fue el secreto para amasar su fortuna, respondió: “Primero, tienes que decidir qué quieres”. Fíjese objetivos que sean específicos, mensurables, realistas y alcanzables. Sus objetivos óptimos son aquellos que, para conseguirlos, le obligan a “estirarse” pero sin “romperse”. Los objetivos pueden proporcionar a la gente creativa la necesaria sensación de estar siguiendo la dirección correcta para hacer las cosas.
  3. Establezca prioridades. Use la fórmula del 80-20 descrita originalmente por el economista italiano Wilfredo Pareto, quien escribió que el 80% de la recompensa se obtiene del 20 % del esfuerzo. A la hora de priorizar, el truco consiste en aislar e identificar ese valioso 20 %. Una vez identificado, dé prioridad a trabajar en esos ítems que le proporcionan la máxima recompensa. Establezca prioridades con colores, números o letras –o cualquier método que tenga sentido para usted. Marcar una fecha límite para los ítems es otra idea para ayudarle a ceñirse a sus prioridades.
  4. Use una lista de tareas. Mucha gente progresa utilizando una lista de tareas que prepara antes de acostarse o justo al levantarse. Esta gente quizás combine la lista de tareas con un calendario o agenda. Otros prefieren una lista de tareas “viva”, que se actualiza constantemente. Incluso puede que usted prefiera una combinación de las dos previamente descritas. Cualquiera de los dos métodos puede serle útil. No tema probar nuevos sistemas, ¡puede encontrarse con que le funcionan mejor que el que ya usa!
  5. Sea flexible. Reserve una parte de su tiempo para interrupciones y distracciones. Los expertos en gestión del tiempo sugieren que planifique sólo el 50 % de su tiempo, o incluso menos. Con la mitad de su tiempo planificada, tendrá la flexibilidad de hacer frente a interrupciones y “emergencias” no planificadas. Cuando prevé que será interrumpido, organice sus tareas rutinarias. Reserve mayores espacios de tiempo para sus tareas prioritarias. Cuando le interrumpan, pregúntese –como Alan Lakein: “¿Qué es lo más importante que podría estar haciendo ahora con mi tiempo?” Le servirá como guía para volver a sus tareas.
  6. Tenga en cuenta sus horas de mayor rendimiento. Ese es el momento del día en el que usted rinde más. ¿Es usted una persona matutina o vespertina? Si sabe en qué momento del día rinde mejor, reservarlo para sus prioridades es una muestra de gestión eficaz del tiempo –siempre y cuando ello sea posible.
  7. Haga bien las cosas que debe hacer. El prestigioso experto Peter Druker afirma: “Hacer las cosas que debe hacer es más importante que hacer las cosas bien.” Hacer las cosas adecuadas es efectividad. Hacer las cosas correctamente es eficiencia. Céntrese primero en la efectividad (esto es, identifique qué debe hacer). Luego concéntrese en la eficiencia, en hacerlo bien.
  8. Elimine las urgencias. Las tareas urgentes tienen consecuencias a corto plazo, mientras que las tareas importantes tienen implicaciones a largo plazo y están relacionadas con sus objetivos. Procure reducir el número de tareas urgentes que debe realizar, de forma que pueda dedicar más tiempo a las tareas importantes. Marcar o resaltar los ítems en su lista de cosas por hacer, o añadir una fecha límite a cada ítem, puede ayudarle a evitar que las cosas importantes se conviertan en urgentes.
  9. Practique el arte de la “inteligencia descuidada”. Elimine de su vida aquellas tareas triviales, así como las que no tienen consecuencias a largo plazo. ¿Puede eliminar alguna de sus tareas habituales? Procure dedicarse a aquellas tareas que sólo usted puede hacer.
  10. Evite ser un perfeccionista. En la cultura malasia, sólo los dioses están considerados capaces de realizar algo perfecto. Por ello, en cualquier cosa que el hombre hace, le deja un toque de imperfección para evitar ofender a los dioses. Por supuesto, algunas cosas necesitan estar más cerca de la perfección que otras, pero el perfeccionismo, con excesiva atención a los detalles, puede ser una forma de desidia.
  11. Conquiste su desidia. Una técnica que puede intentar es el método del “Queso suizo”, descrito por Alan Lakein. Cuando siente desidia por algún trabajo, descompóngalo en tareas más pequeñas y haga sólo una de ellas. También puede optar por dedicarle apenas un cuarto de hora cada día a ese trabajo. Haciendo las cosas poquito a poco, al final llegará a un punto en el que querrá tener el trabajo finalizado.
  12. Aprenda a decir “no”. ¡Una palabra tan pequeña y tan difícil de pronunciar! Quizás centrarse en sus objetivos pueda ayudarle a ello. Reservar parte de su tiempo para cosas importantes —pero a menudo no planificadas—, como la familia y los amigos, también puede ayudarle. Pero primero deberá estar convencido de que usted y sus prioridades son también importantes —y esto parece ser la parte más difícil de aprender a decir “no”. Una vez que esté convencido de su propia importancia, decir “no” a las cosas poco importantes de la vida le resultará más sencillo.
  13. Recompénsese. Incluso en los pequeños éxitos, celebre esos logros. Prométase a usted mismo una recompensa para la finalización de cada tarea, o del total de un trabajo. Luego cumpla su promesa y sea indulgente con la recompensa. Con esto, se ayudará a mantener el equilibrio necesario entre el trabajo y el placer. Como dice Ann McGee-Cooper: “Si aprendemos a equilibrar la excelencia en el trabajo con la excelencia en el placer, la diversión y el relax, nuestras vidas se tornan más felices, más saludables y mucho más creativas.”