Conocidas con una gran diversidad de nombres entre los que se encuentran “chuletas”, tarjetas de referencia, ayudas, guías de inicio, diagramas de flujo, listas de verificación, fuentes de referencia o recordatorios, su propósito es ayudar al usuario a alcanzar una meta de manera rápida y fácil; como por ejemplo, conectar una cámara digital al ordenador, cumplimentar un informe, o hallar información de los clientes en el nuevo sistema de base de datos. Una herramienta para el trabajo también puede utilizarse para recordar todas las complejidades de un procedimiento. Las dos palabras clave que definen el valor de estas herramientas son rapidez y facilidad.

jo aids

Podemos definir un job-aid como una herramienta para el trabajo es “cualquier dispositivo, sencillo o complejo, que un empleado utiliza en el trabajo para llevarlo a cabo correctamente. Los job-aids reducen la cantidad de información

que el trabajador debe recordar o retener pararealizar con éxito una tarea, y suelen utilizarse para aumentarla probabilidad de un desempeño excelente.”

 

Estas son algunas de las ventajas del uso de job-aids:

 

Mejoran la retención y la transferencia de la formación

Los job-aids complementan y refuerzan los programas de formación, pues constituyen un instrumento de referencia y un recordatorio para que los participantes utilicen las habilidades y conceptos aprendidos en su puesto de trabajo. Si una herramienta contiene instrucciones paso a paso para realizar una tarea, los participantes pueden utilizar el tiempo en clase para centrarse en comprender la tarea, en lugar de escribirla o memorizarla, debido a que los pasos que necesitan ya están listados en la herramienta. Asegúrese de que el formador dedica tiempo en la clase a explicar el formato y de que haga que los participantes la utilicen en una actividad en clase, de manera que se sientan cómodos al utilizarla como material de referencia.

Proporcionan consistencia

Son un método consistente para realizar una función o seguir un procedimiento de trabajo. Al seguir las instrucciones de la herramienta, todos los empleados utilizan el mismo enfoque para realizar el trabajo. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con nuevos empleados, o cuando los empleados necesitan realizar de manera regular una tarea desconocida.

Proporcionan información just-in-time

Los job-aids no son lecturas placenteras. Las personas las leen por una razón: encontrar información para realizar una tarea ahora. Generalmente, han perdido tiempo cometiendo errores al tratar de realizarla por sí mismos, o han buscado a un compañero de trabajo que pudiera tener la respuesta. La clave es hacer que la herramienta para el trabajo sea fácil de leer y accesible, de manera que las personas puedan encontrar rápidamente la respuesta que necesitan para realizar la tarea.

 

El uso eficaz de job-aids dependerá de diversos factores. Para determinar si una herramienta es apropiada para su necesidad de formación, deberemos tener en cuenta los siguientes factores:

Complejidad de la función

Las funciones que constan de varios pasos, o aquellas que presentan decisiones prolongadas y elaboradas que son difíciles de recordar, pueden ser adecuadas para utilizar job-aids.

Retos o metas de negocios

¿Qué meta o reto de negocios afronta usted, en donde un job-aid podría resultarle útil? Las herramientas constituyen un recordatorio visible acerca de cuál es la forma correcta de realizar una función, haciendo énfasis en la calidad y la eficiencia.

Frecuencia de la tarea

¿Con cuánta frecuencia se realiza la tarea? Los job-aids son más útiles en las tareas que se realizan ocasionalmente. Sin embargo, el diseño de tarjetas de referencia puede ser muy útil incluso para las tareas de rutina si la rotación de personal es alta y existen muchos empleados nuevos que requieren formación y apoyo.

Secuencia de las tareas

¿La tarea se realiza mediante una secuencia de pasos? En este caso, un job-aid suele ser útil, particularmente para poner en marcha un equipo o utilizar una serie de pantallas de ordenador para realizar una función. Los diagramas de flujo y los mapas gráficos son otra manera de ilustrar una serie de pasos.

Estabilidad de la información

¿Cuán estable es la información, y con qué frecuencia está sujeta a cambios? Algunos job-aids son más fáciles de revisar que otra documentación, como los manuales de usuario o las guías de formación. En la mayoría de casos, deberá crear job-aids breves para sustituir los voluminosos manuales de usuario

para las aplicaciones de software en pruebas. Esto permite que los usuarios tengan una herramienta de referencia para su formación y para utilizar el sistema y, al mismo tiempo, ahorra la gran cantidad de tiempo de desarrollo y edición necesario para reelaborar el manual cuando el sistema esté completamente implementado.

Entorno de trabajo y público objetivo

¿El entorno físico favorece el uso de un job-aid? ¿Dónde puede almacenarse, transportarse o colocarse de manera que sea fácilmente accesible cuando sea necesario?

Conceptos, información o procedimientos clave

¿Necesita un recordatorio visible o una herramienta de referencia para conceptos, formación y/o procedimientos

clave? Los job-aid son otra forma de hacer circular la información, especialmente si están diseñadas como un elemento visualmente

atractivo que pueda colgarse o colocarse de manera independiente, por ejemplo un díptico colocado sobre una mesa.

 

En nuestro próximo post hablaremos de los diferentes tipos de job-aids.