En un post anterior vimos ¿Qué es un Job aid y cuándo pueden sernos útiles. Hoy vamos a revisar los distintos tipos de job-aid que podemos utilizar en función del objetivo, el público, el entorno y el presupuesto.

Árboles de decisión job aid

Los árboles de decisión proporcionan información en un formato de “si…, entonces…” para ayudar a los usuarios a tomar decisiones apropiadas en condiciones variables pero definibles. Ese tipo de herramienta se utiliza con frecuencia en situaciones de ventas y de servicio al cliente como una guía para saber cuáles son los siguientes pasos, según la respuesta de los clientes a pasos anteriores. Puede utilizarlo para determinar el tipo de herramienta que sería más útil en su situación concreta.

Listas de verificación

Este tipo de herramienta para el trabajo consiste generalmente en una lista de elementos a tener cuenta, los cuales contribuyen a garantizar la coherencia y la calidad. Pueden incluirse tareas, pero no necesariamente en un orden o secuencia específica. Las listas de verificación pueden servir también como formularios reales que los empleados deberán llenar para indicar que los pasos se han realizado. Las listas de verificación son más útiles si sólo se componen de una o dos páginas con elementos claros y concisos que describan acciones que se deben realizar.

Instrucciones paso a paso

Las instrucciones paso a paso resultan útiles cuando existe una secuencia específica que se debe seguir para realizar una tarea. Este tipo de herramienta suele estar diseñada como una referencia para utilizar una aplicación informática e identificar donde hay que hacer clic y qué datos hay que introducir en las diferentes pantallas. También puede utilizar las instrucciones paso a paso para documentar un procedimiento como “Afrontar una emergencia médica” o “Pasos del cierre de seguridad para interrumpir la alimentación de energía de los equipos que están siendo reparados.”

Diagramas de flujo y mapas gráficos

Los diagramas de flujo y los mapas gráficos son guías visuales que ilustran un proceso o procedimiento y resultan útiles cuando existen alternativas o puntos de decisión.

Tablas de consulta

Las tablas de consulta resultan útiles al introducir información —como códigos de productos o números de referencia— dentro de un sistema si éste no proporciona esta información a través de listas desplegables u otros tipos de búsqueda. Con frecuencia, descubrirá que los usuarios han creado sus propias tablas de consulta informales en notas adhesivas, para navegar rápidamente a través del sistema.

Hojas de trabajo o formularios

Las hojas de trabajo y los formularios también pueden ser herramientas para el trabajo si en ellas se identifica la información que se debe obtener para avanzar al siguiente paso de un proceso. Por ejemplo, un “Análisis de necesidades para el desarrollo de cursos e-learning” determina toda la información que debe identificarse antes de desarrollar un curso de e-learning. Los formularios también pueden diseñarse de manera que constituyan un tipo de formación para identificar los siguientes pasos del proceso. Por ejemplo, un formulario para documentar los problemas con un empleado podría llevarle a contactar con el departamento de recursos humanos de acuerdo con la información que usted proporcione en sesiones específicas.

Fuentes de referencia

Las fuentes de referencia principalmente proporcionan información requerida para realizar una tarea. A diferencia de otros tipos de herramientas para el trabajo, no proporcionan información paso a paso. Entre ellas se encuentran los manuales de formación, los directorios telefónicos, etcétera.