La formación para la toma de decisiones o la resolución de problemas siguen estando, después de muchos años, en los primeros puestos de las acciones formativas más demandadas. Este hecho no resulta sorprendente; aunque el trabajo en equipo para solventar todo tipo de problemas relacionados con la organización ha ido en aumento, estos equipos suelen ser ineficientes y, a menudo, ineficaces en aspectos como la resolución de problemas y la toma de decisiones. Los principales motivos de esta ineficacia son: system-1527687_1920

  • Las organizaciones abordan tareas s
    encillas y rutinarias que requieren la implicación de unos pocos agentes clave. Estas personas hacen uso de unos determinados procedimientos o estándares que, con frecuencia, permiten el trabajo individual. Los problemas para cuya resolución puede ser adecuado un equipo son de otra índole. Las organizaciones forman grupos de trabajo para desarrollar tareas que entrañan cierta complejidad, novedad o inestabilidad, y para las que no hay establecido ningún método de resolución de problemas.
  • Para que se cumpla el dicho «dos cabezas piensan mejor que una y tres más que dos», los miembros del equipo deben tener a su disposición los métodos adecuados, así como las técnicas y las herramientas necesarias. De no ser así, el equipo no alcanzará el nivel de resolución y eficiencia que habría conseguido el más eficiente de sus miembros en solitario. Sin embargo, por lo general, los equipos desconocen los métodos, las técnicas y las herramientas de resolución de problemas, o tienen poca experiencia trabajando con ellos. Las organizaciones suelen formar grupos con la esperanza, poco realista, de que los miembros del grupo van a ser lo suficientemente inteligentes como para resolver el problema por su cuenta.
  • Puesto que los grupos de trabajo tienen poca experiencia con los métodos de resolución de problemas, existe una alta probabilidad de que las reuniones se desvíen del tema central, de que se formen subgrupos rivales y de que las emociones salgan a relucir libremente.

 

En todos los grupos de trabajo están presentes dos aspectos interrelacionados:

  1. Aspecto social.
  2. Aspecto técnico

El aspecto social se refiere a cómo trabaja la gente en equipo y cómo controla el conflicto emocional y la dinámica social. Se corresponde con el aspecto afectivo o interpersonal del grupo. En cambio, el aspecto técnico de un grupo funciona del mismo modo que la lógica, la estructura y el modelo que utiliza el grupo para definir el problema, considerar el conflicto cognitivo, desarrollar y evaluar opciones, y tomar decisiones. En los últimos años, neurólogos y biólogos han reconocido que ninguna de las dos dimensiones puede existir independientemente de la otra.

No centraremos en el aspecto técnico de la resolución de problemas en equipo: situaciones en las que dos o más personas se reúnen para tomar una decisión o resolver un problema, para el que no existe una solución «correcta» absoluta. El objetivo intrínseco de un grupo de trabajo es realizar tareas.  Independientemente de la naturaleza de la tarea, los grupos rinden más (es decir, son más eficientes o toman decisiones con una mayor aceptación) cuando siguen un proceso sistemático.

 

En este caso podemos identificar 5 fases de la resolución de problemas en grupo:

1ª Fase – Analizar el alcance del problema y definirlo.

2ª Fase – Recopilar información.

3ª Fase – Elegir criterios y determinar su importancia relativa.

4ª Fase – Analizar el alcance de las soluciones y elaborar opciones posibles.

5ª Fase – Evaluar las opciones y elegir

 

Las fases de este proceso son iterativas. Los grupos pueden proceder linealmente hasta la cuarta o la quinta fase, para darse cuenta, por ejemplo, de que es necesaria información adicional (2.ª fase).

El contexto en el que un grupo lleva a cabo este proceso es tan importante como el proceso de resolución

de problemas. De modo resumido, estas son algunas consideraciones contextuales a tener en cuenta:

  • ¿Quién debería participar?
  • ¿Cómo conseguir que la gente se involucre?
  • ¿Dónde debe reunirse el grupo?

 

Si combina esto con un protocolo de reuniones correcto (por ejemplo, estableciendo y cumpliendo los horarios, repartiendo información relevante antes de la reunión y distinguiendo entre temas informativos y temas que exigen una decisión), la eficacia y la eficiencia de sus reuniones debería ser mayor.