En el mercado actual es difícil encontrar alguna empresa que no realice negocios de manera remota. Los crecientes costes de transporte, los presupuestos cada vez más ajustados y las mejoras tecnológicas hacen que las reuniones online se hayan convertido en una práctica habitual para muchas empresas.

Una reunión online se desarrolla en un entorno distinto y requiere una nueva forma de pensar y un determinado conjunto de habilidades. icon-1327505__180

Cuando los participantes de una reunión intentan aplicar las convenciones de las reuniones tradicionales en un entorno online, pueden producirse problemas. Los problemas de comunicación hacen que la colaboración de un equipo disperso sea distinta y más difícil de remediar si se compara con la de un grupo de personas que están en una misma sala.

Algunas de las dificultades a superar son:

Problemas con la tecnología. Los equipos que trabajan a través de Internet pueden encontrarse con enlaces no válidos, retrasos en la comunicación y participantes distraídos.

Resistencia de los participantes. Algunas personas sienten aversión por las reuniones online, ya sea por algún prejuicio personal o porque no se sienten seguras respecto a la tecnología.

Distracciones en la oficina. Los participantes se verán tentados de revisar su cuenta de correo electrónico o a navegar por la web; además, es posible que algún compañero de trabajo se presente en su oficina para charlar un poco.

Desafíos de liderazgo. El entorno virtual pone a prueba la capacidad del líder del equipo para supervisar el logro de las tareas y verificar los resultados del proyecto, generando retrasos en la toma de decisiones

Para superar estas y otras dificultades con las que se puede encontrar tenga en cuenta los siguientes consejos que le ayudarán a diseñar o gestionar una reunión online:

  • Asegúrese de que todos los participantes sepan cómo utilizar las herramientas para realizar conferencias web.
  • Haga que la reunión dure entre una hora y una hora y media, pues, si dura más, los participantes perderán la concentración.
  • Envíe el programa de la reunión a los miembros del equipo con la suficiente antelación y pida a los participantes que respondan enviando preguntas, información nueva o comentarios.
  • Recuerde a los participantes las reglas de la reunión: no trabajar en otros proyectos, revisar su correo electrónico ni navegar por la web.
  • Mejore sus habilidades de mecanografía; debe responder rápidamente a varias preguntas y comentarios a través del chat.
  • Cierre las puertas de su oficina (si la tiene) y coloque una señal que indique que se encuentra en una reunión online, por lo que no se le debe interrumpir.
  • Asegúrese de que los participantes han entrado a la reunión 15 minutos antes de la hora señalada; esto le permitirá enfrentarse a cualquier problema tecnológico o relacionado con el acceso a la reunión.
  • Pida a su equipo informático que esté alerta por si surge algún problema tecnológico durante la reunión.
  • Hable claro y más despacio de lo que lo haría normalmente; esto ayuda a superar los problemas de ruido de fondo o de acoples.

 

Los avances en la tecnología han eliminado las barreras físicas y nos permiten comunicarnos online de una manera tan eficaz como lo haríamos en persona. Cuando un equipo se acostumbra a reunirse online, se abren nuevas oportunidades y se reduce la necesidad de viajar. Fomente el uso de esta tecnología y ayude a su equipo a reunirse sin tener en cuenta los límites físicos.