Le ofrecemos a continuación algunas sugerencias para la estructura y el contenido de un informe anual.

Contenido 

Índice de contenidos

Resumen ejecutivo

  • Ésta es su rampa de lanzamiento de tres minutos. Debería contener la información más importante para su equipo de ejecutivos: ROI, ahorro de costes e iniciativas estratégicas afectadas, entre otros.
  • La meta es conseguir que sus ejecutivos quieran leer el resto del informe después de haber leído el resumen.

Base de clientes

  • ¿A qué grupos suministra su trabajo? Asegúrese de incluir no solamente las intervenciones en el aula, sino también cualquier consulta interna, moderación de reuniones o análisis de trabajo.
  • La meta es mostrar la dimensión de su impacto en el conjunto de la organización.

Utilización del aula

  • Analice este ítem por aula. Asegúrese de contar no sólo el número de días empleados para la formación sino también cualquier momento en que tenga un evento. Por ejemplo, incluya reuniones, videoconferencias o teleconferencias, etc.
  • La meta es mostrar que está utilizando lo que tiene. Éste es el primer paso para justificar los recursos adicionales.

Plataforma de gestión del aprendizaje (LMS) y el sitio web

  • Informe sobre el número de participantes registrados, logros por mes y tendencias vigentes.
  • La meta es mostrar esto como una herramienta que usted utiliza habitualmente. Tanto un LMS como un sitio web necesitan fondos. El hecho de demostrar que estas herramientas se utilizan en toda la organización le ayudará a justificar su coste continuado o aumentado.

Utilización del formador

  • La meta es mostrar la utilización de la gente. Incluye los días en el aula (120 días/año es una evaluación comparativa media para impedir quemarse), días de diseño formativo, días de preparación de sesiones, y días de moderación de reuniones o consultas internas.

Indicadores formativos

  • Nivel 1: Cuestionarios de satisfacción. Resulta útil agrupar las preguntas en subcategorías si aún no lo hace. Por ejemplo, incluir instructor, materiales, pruebas o simuladores, ambiente, etc. Asegúrese de que tiene una meta concreta e indique
  • en qué porcentaje se ha excedido o se ha quedado corto.
  • Nivel 2: Promedios de tests, checklists de rendimiento y obtención de conocimiento pre y post test son buenos métodos para mostrar el aumento en el conocimiento. Asegúrese de indicar cualquier estándar. Por ejemplo, la nota para pasar podría ser del 85 % como mínimo.
  • Nivel 3: Mire dónde puede tener un impacto: reducción de tiempo, menor índice de error, aumento en la satisfacción del cliente y garantía de cliente son buenos aspectos para empezar. Pregúntese, “¿Cómo afectará esta intervención al empleado en su puesto de trabajo?”
  • Nivel 4: Trate de examinar el ROI desde el nivel departamental en lugar de hacerlo a nivel del curso individual. Pregúntese, “¿Cuál es el coste para la organización si el departamento de formación no está en su lugar?” En términos de ahorro de costes versus evitación de los costes, tome el curso que se desarrolló internamente y compárelo con el coste de ponerlo en manos de un consultor. En términos de ingresos, si usted fue capaz de suministrar servicios para clientes externos, ese ingreso puede emplearse para compensar su impacto en el presupuesto. Si la formación está incluida en una venta, determine cuál es el valor percibido e incluya eso como una compensación a su presupuesto.

Resumen económico

  • En general, se trata de un cuadro que muestra los diferentes componentes de su ahorro en los costes, ingresos e indicadores para evitar los costes.
  • Aquí es donde constará la cifra del ROI de rentabilidad económica.
  • La meta es resumir toda su información económica en una sola página.
  • Hitos del año anterior Deberían incluirse los logros más importantes, las metas cumplidas y los cambios principales.

Metas del próximo año

  • Estas metas deberían estar relacionadas con las metas estratégicas.
  • La meta de esta sección es demostrar a los ejecutivos cómo ayudará a que tenga efecto su visión estratégica.

 

Estilo y formato

  • No es momento de mostrarse tacaño.
  • Use el color en el documento.
  • Presente el informe debidamente encuadernado.
  • Use papel de calidad. No querrá que las páginas sean translúcidas.
  • Datos clave: Escoja los números más impactantes y añádalos como datos clave al final de cada página. Por ejemplo, cite el ROI, el número de participantes formados, la adquisición de conocimientos, etc. Otra buena fuente de datos clave son sus encuestas de opinión.
  • Utilice espacio en blanco y gráficos: Deje espacios en blanco en su documento. Utilice cuadros y gráficos para poder visualizar rápidamente los datos. Asegúrese de añadir los datos destacados.
  • Analice sus hallazgos: Al final de cada página de datos deje el suficiente espacio para incluir un breve párrafo de análisis. Aquí es donde usted quiere enfatizar números o tendencias particulares