La primera impresión que un empleado tiene sobre una organización es crucial. Los empleados deciden quedarse o dejar de trabajar para una organización dentro de su primer año con la compañía, según un informe del Grupo Aberdeen. Además, la investigación del grupo de Wynhurst demuestra que cerca de 4 por ciento de empleados abandonan en su primer día en el trabajo. 

Las organizaciones pueden utilizar la inducción para hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y para que se sientan entusiasmados e inspirados acerca de sus roles y cómo esos roles se alinean con los objetivos empresariales de la organización. Los programas de inducción ayudan a los nuevos empleados a adaptarse a la nueva cultura, aprender sus roles y responsabilidades, y empezar a rendir rápidamente. Este aumento del compromiso debería reducir las tasas de rotación de empleados dentro del primer año de empleo.

Sin embargo, para ser eficaz, un programa de inducción debe ser sostenible, escalable, rentable y fácilmente desplegable. ¿Cómo se puede lograr esto? Aquí hay algunos consejos.

Crear una Plataforma Tecnológica

La interacción cara a cara es esencial e insustituible. Cuando los nuevos empleados se unan a la organización, se les debe mostrar el lugar de trabajo y presentarles a sus compañeros y a las personas clave con las que estarán trabajando. También puede planear conferencias y reuniones cara a cara para nuevos empleados. Desafortunadamente, no siempre es posible abordar todos los asuntos organizacionales durante estas actividades en persona.

Utilice una plataforma tecnológica o un portal integrado para llenar esos vacíos y atender las necesidades de los nuevos empleados. Esto se convertirá en el lugar donde los nuevos empleados pueden encontrar cualquier información que necesiten, interactuar con sus compañeros o mentores, y buscar recursos y ayudas de trabajo. También se puede utilizar para completar formularios de recursos humanos y otros documentos relacionados. Todas las tareas relacionadas con el trabajo de los empleados pueden ser asignadas, controladas y monitoreadas a través de la plataforma.

Participar con las nuevas incorporaciones desde que la oferta ha sido aceptada

Comience a comprometerse con los nuevos empleados una vez que su oferta ha sido aceptada, en lugar de esperar su primer día en la oficina. Deles acceso restringido al portal del nuevo empleado y anime que lo explore. Comparta documentos y material de lectura que les ayudará a conocer la organización y su cultura. Esto le puede dar pie a seguir con una divertida prueba a los nuevos empleados sobre cuánto han aprendido sobre la organización. Si puede, incluya videos de bienvenida del CEO o personal clave. Los futuros colegas de los nuevos empleados también podrían utilizar el portal para enviar mensajes de bienvenida.

Hacer el primer día interesante y emocionante

Para iniciar el camino de ganarse a los nuevos empleados nos puede ayudar pequeños gestos como tener su espacio de trabajo listo con un ordenador, teléfono, dirección de correo electrónico ya configurado, algún elemento de merchandising. Un itinerario planificado para el primer día de trabajo muestra a los empleados que los valoras. Aunque el papeleo, las políticas y los procedimientos son esenciales, pueden completarse antes de su primer día o guardarse para más tarde. El primer día de una persona debe centrarse en las interacciones personales y familiarizarse con su espacio de trabajo, sus compañeros y su rol. En lugar de someter a los nuevos empleados a conferencias largas, establezca reuniones individuales con sus gerentes inmediatos. Utilice estas reuniones para compartir responsabilidades y expectativas de trabajo, y quizás les dé una tarea desafiante o interesante. Si varios empleados están empezando al mismo tiempo, planifique actividades de equipo o talleres interactivos dirigidos a mejorar la comunicación interpersonal y la comprensión organizacional.

Utilizar vídeos interactivos y módulos interactivos de aprendizaje

La formación en políticas, reglamentos, regulaciones, etc. son algunos de los asuntos esenciales que los nuevos empleados tienen que conocer en cuando se incorporan a una organización. También pueden requerir formación relacionada con el trabajo. Las sesiones cara a cara pueden no ser sostenibles si hay un gran número de nuevas contrataciones o el proceso de contratación está en curso.

En tales situaciones, puede convertir el contenido en módulos e-learning, que los nuevos empleados pueden completar. Utilice evaluaciones, concursos o asignaciones específicas para complementar la formación on-line y supervisar la comprensión y el progreso. Los incentivos -como certificaciones o recompensas- pueden motivar a los empleados a completar la formación.

Piense a largo plazo

Un programa de inducción eficaz conlleva un mejor compromiso de los empleados y una mayor productividad. Un programa de inducción debe durar un mínimo de tres meses y puede continuar durante un año. Según Kevin Sheridan, autor de Building a Magnetic Culture, hay 10 claves para el compromiso temprano por los nuevos contratados. Son:

  • Reconocimiento
  • Desarrollo de carrera
  • Habilidades directas del supervisor o del encargado
  • Estrategia y misión
  • Contenido de trabajo
  • Relación de la alta dirección con los empleados
  • Comunicación abierta y efectiva
  • La satisfacción y cooperación de los compañeros de trabajo (el héroe de la retención)
  • Disponibilidad de recursos para realizar el trabajo de manera efectiva
  • Cultura organizacional (como la concienciación y la inclusión de la diversidad, la responsabilidad social corporativa y el equilibrio entre el trabajo y la vida).

Un programa de inducción bien planeado puede asegurar que estos aspectos sean atendidos. Utilizando la plataforma tecnológica, el nuevo empleado puede tener una meta clara para lograr en los próximos meses. Los cursos a diferentes niveles, la participación del supervisor o gerente directo, el estímulo de la alta dirección, los recursos para mejorar el conocimiento y la interacción entre iguales a través de las herramientas de medios sociales incorporados en la plataforma tecnológica son algunas de las formas más rentables de lograr estos objetivos.

Un programa de inducción planificado es esencial para crear una primera impresión positiva, proporcionar dirección y retener a nuevos empleados. La tecnología puede utilizarse para que el programa sea sostenible y rentable. Una vez que los sistemas están en su lugar, se vuelve más fácil integrar a nuevos empleados cuando se unen a la organización.