Historias sobre presentaciones aburridas, pesadas, o simplemente “chapuzas” son comunes, pero, ¿cuánta culpa tiene el PowerPoint?  

A principios de los años noventa, se invitó a un “gurú” de la comunicación a presentar una conferencia a cerca de 500 managers senior.

Él preparó una presentación de una hora que tenía elementos bastante complejos: gráficos, tablas, imágenes fotográficas y seis videos cortos. No tenía gráficos generados por ordenador en aquel momento. Hacía algunos años que estaba disponibles una versión incipiente de PowerPoint para Macintosh, pero no era muy utilizada y tenía una capacidad limitada. Así que su equipaje de mano era una bolsa de lona grande con una caja que contenía páginas de transparencias con marcos de cartón, una bandeja de diapositivas de 35 mm y un montón de cintas de video.

Llegó al auditorio antes del evento, luchando para probar y ajustar el retroproyector (que requería en cada cambio de transparencia movimientos “finos” de la mano). El proyector de diapositivas tipo carrusel Kodak también necesitaba una configuración para funcionar sin problemas, y sus vídeos necesitaban estar configurados para que se vieran en el reproductor de VCR. Los cambios de las partes “en directo” de su presentación a los elementos audiovisuales no iban a ser perfectos.

Después de algunas divertidas situaciones de última hora para reparar temporalmente un VCR, y algunos cambios sobre la marcha para eliminar referencias a diapositivas atascadas en el carrusel, sobrevivió al evento. Pero el contraste entre las técnicas multimedia de hace menos de dos décadas con el de la generación actual de sofisticadas herramientas de presentación gráfica es sorprendentemente grande. Como comparar el Wright Flyer, la primera máquina voladora a motor, con un Boeing F-18.

Wilbur y Orville inventaron sus propias reglas para sus vuelos simples, pero el piloto del F-18 necesita formación y entrenamiento antes de subir a la cabina. Asimismo, los usuarios de los gráficos generados por ordenador pueden sacar provecho de la formación antes de tomar los controles del PowerPoint.

El trauma del usuario principiante

Es la primera reunión semanal de personal en ACME Company, en la que todos tienen que hacer una breve presentación sobre el estado de su programa. El jefe cree que esto es una buena manera para que todos se mantengan al día, al tiempo que adquieren habilidades de presentación útiles. Entre las personas con poca experiencia en presentaciones, la falta de entusiasmo es un eufemismo.

Excepto para Henry. Él se ofreció de manera sospechosamente ansiosa para ser primero en hacer la presentación; acaba de aprender de forma autodidacta cómo utilizar PowerPoint. Ha estado delirando acerca de cómo “aprendió el programa en sólo 15 minutos”, y ha ido jactándose de cómo va a impresionar al jefe. Así que cuando Henry se sube a tomar la palabra, el jefe está esperando un espectáculo de diapositivas de alta clase, que requerirá su aplauso y hará que todos los demás queden mal en comparación.

Henry respira hondo y comienza en voz alta, “Vosotros, gente afortunada, vais a tener la suerte de ver hoy nuestro primer show de PowerPoint; ¡Y aún mejor, es sobre la más emocionante y productiva división de ACME Company -la sección micro de la turbina de viento! ” El jefe sofoca una sonrisa mientras espera la primera diapositiva, que ha oído siempre que debe captar la atención. Y eso es lo que hace-de manera sorprendentemente chillona. Desde los altavoces de la sala de conferencias vienen los sonidos de lanzamiento de cohetes y la pantalla se ilumina con un fondo púrpura brillante. Entonces comienza a aparecer un texto multicolor, como si las letras se escribieran secuencialmente en la pantalla. Después de varios segundos de esta transición tipo circo, la imagen está completa: tres variadas fuentes para deletrear “Micro Wind Turbine” en un alboroto de diferentes colores. El jefe mira rápidamente alrededor de la habitación. Varias personas parecen sorprendidas, y algunas miradas de intercambio parecen preguntarse si esto es una broma. Un Henry sin disimulo, sonriendo hace clic en el control remoto.

La pantalla cambia a un fondo de chartreuse enfermizo, y un sonido chirriante de frenos de coche surge de los altavoces, así como el texto amarillo brillante patinando en la pantalla para deletrear “Increíble progreso en este trimestre”. Antes de que los revueltos estómagos puedan reponerse de la repelente mezcla de colores, el texto llamativo de repente se rompe al efecto sonoro de un fuerte accidente de coche, y una nueva línea de texto rojo brillante gira en espiral alrededor de la pantalla, finalmente deteniéndose en su lugar para decir “Rompiendo los récords de la compañía “. Esta vez la reacción del público es una mezcla de muecas, cabezas temblorosas, y los ojos entrecerrados.

Esta presentación es mala y cada vez va peor, como Henry anuncia, “Voy a la parte principal  de mi informe describiendo mis 68 logros este trimestre. Para ahorrar tiempo, he podido condensar ocho o nueve de estos geniales logros en cada diapositiva”. Un desfile desordenado de dispositivas con el texto apretado, en fuentes y colores siempre cambiantes, efectos de encendido y apagado que cambian continuamente los fondos, sugiriendo la determinación de Henry de intentar todas las variaciones posibles. Los efectos de sonido más molestos contribuyen al creciente consenso de que esta presentación está estableciendo un punto de referencia importante para el mal gusto imaginativo.

Se hizo eterna, pero la presentación finalmente terminó. El terrible espectáculo de Henry causó una impresión que mantuvo a la gente hablando durante días sobre qué partes de la presentación odiaban más.

El trauma de un usuario veterano

De vuelta en ACME Company, hay otra reunión de personal semanal. El jefe había cancelado esos informes de estatus por un tiempo, comprensiblemente temiendo una repetición del fiasco de Henry con PowerPoint. Ahora ha pasado algún tiempo, y una serie de personas han aprendido a usar PowerPoint razonablemente bien. La clase de formación que el jefe programó ayudó mucho, junto con el mensaje de evitar los horrores perpetrados por Henry.

Hoy es el turno de Betty para brillar – o no – con PowerPoint. Betty está en el otro extremo del espectro de Henry: no es en absoluto entusiasta de hablar. De hecho, ella dice que por eso ella aprecia especialmente PowerPoint, porqué todo lo que tenía que hacer era copiar los puntos principales de sus informes de estado regulares en la parte del esquema del programa, y ​​mecanografiar automáticamente todo el texto en sus diapositivas.

Betty se parece a una distinguida presentadora mientras camina hacia el atril de la sala de conferencias. Su vestimenta conservadora y su apariencia profesional prometen que su presentación será interesante. Como el jefe recuerda a todos, este es el segundo de una serie de informes de estado de la sección. Ella coge el mando a distancia del proyector, enciende el equipo, y comienza.

“Colegas, me complace estar aquí hoy, para ofrecer la información más reciente sobre la división más importante aquí en ACME Company: generación de paneles solares. Sé que todos ustedes piensan que sus propias divisiones tienen desafíos importantes, en cosas como las nuevas dimensiones de la red, generación mixta, microgeneración y todas las demás opciones tecnológicas. Cuando consideras los resultados en mi área: beneficios económicos, aspectos ambientales e impacto político, por no hablar de la belleza de los paneles solares fotovoltaicos, que superan las capacidades de las micro turbinas eólicas y los sucios extractores del subsuelo – es bastante claro que en mi división es donde está la acción.

Afortunadamente para para vosotros, he creado una presentación de PowerPoint muy completa que aborda todas estas cuestiones y más, incluyendo todas las minucias. Esto es bastante extenso, así que tendremos que avanzar bastante rápido para poder superar estas varias docenas diapositivas en la siguiente hora. Así que les pido a todos que dejen sus preguntas para el final.

En realidad, he explicado mi presentación palabra por palabra en estas diapositivas, así que estoy segura que encontrarán todas las respuestas en los siguientes puntos. Si hay tiempo disponible al final, intentaré responder si todavía queda alguna pregunta.”

Betty continúa a un ritmo rápido, leyendo todo el texto de cada diapositiva antes de hacer clic a la siguiente, y la siguiente, y la siguiente … cuando una familiar luz de color azul flota a través de la habitación, reflejada en los ojos silenciosos y cegados. Rápidamente se hace evidente que este océano de tonos azules de información está pasando por delante de la audiencia, generando poco interés y menos asimilación.

Sería difícil determinar cuál de las dos presentaciones de ACME Company fue más molesta. El uso de Henry de efectos sonoros irrelevantes y la animación superflua-a lo largo de toda la presentación, junto con otros elementos inadecuados, parecía demasiado exagerado. Pero, según las encuestas, Betty no estuvo mucho mejor. De todas las facetas del aburrimiento y la irritación impuestas a la audiencia en las presentaciones de PowerPoint, el aspecto citado como más molesto es cuando el ponente lee las diapositivas palabra por palabra.

Ahora, volvamos al inicio, y contestemos la pregunta: ¿cuánta culpa tiene el PowerPoint?